Nos activités

Boris Pétermann – Responsable du département Médecine d’assurance

La structure du département a significativement évolué en 2020. Deux équipes médicales, composées de pédiatres et d’examinateurs psychiatres ou rhumatologues, y ont été intégrées sur le plan opérationnel, tout en restant actives pour différents offices AI et orientées du point de vue stratégique par les directrices et directeurs de ces derniers. Les échanges entre les cadres des différentes équipes médicales ont été densifiés, de même que les interactions des médecins avec les autres corps de métiers, dans le souci constant du juste équilibre entre efficience et respect de l’indépendance médicale. Le service gérant les prestations des enfants et jeunes adultes jusqu’à 20 ans, y compris les mesures dites médicales, a également rejoint le département. Globalement, les efforts en vue du renouvellement et du renforcement des équipes restent denses.

Le second semestre de l’année écoulée a été marqué par une réflexion en profondeur dans le domaine des expertises. Si une nette majorité des décisions prises le sont sur la base des indications des médecins traitant·e·s, le recours ponctuel à l’expertise reste indispensable. Dans l’esprit du développement continu de l’AI qui entrera en vigueur l’an prochain, une attention particulière a été portée sur ce thème. Les bases d’un suivi qualité plus fin des rapports d’expertises ont ainsi été posées, de même que celles d’une stratégie de prospection à large échelle dans le but d’augmenter le nombre de spécialistes acceptant les mandats d’expertises. Ces mesures produisent leurs effets progressivement.

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2020 s’est également distinguée par l’établissement de divers contacts avec le corps médical. En s’adressant à ce dernier, à commencer par ses entités les plus représentatives, l’office AI pour le canton de Vaud a pu proposer des formations, en milieu hospitalier notamment, dans le but d’expliquer les rouages de la médecine d’assurance, rouages parfois méconnus des médecins soignant·e·s, et d’être aussi à leur écoute. Ces premières expériences ont reçu un bon accueil et nous incitent à persévérer en ce sens, créant ainsi des conditions favorables à la compréhension mutuelle. Dans un autre axe, un dialogue s’est installé avec la Société Vaudoise de Médecine et a permis de définir des opportunités de collaboration, notamment sous l’angle de la numérisation des échanges d’information, avec pour objectif leur fluidification.

Marc Fontannaz – Responsable du département Prestations et Services spécifiques

Le département Prestations et Services spécifiques occupe 70 collaboratrices et collaborateurs dans 7 services différents.

L’année 2020 a été marquée par de longues périodes de télétravail, pendant lesquelles nous avons apprécié que les outils informatiques et de téléphonie performants nous permettent de poursuivre notre activité habituelle.

Le service Evaluations a dû prendre les mesures nécessaires pour poursuivre ses activités, en limitant les rencontres avec les bénéficiaires à risques et en favorisant les entretiens par vidéo-conférences ou par téléphone.

Les délais pour le traitement des prestations de moyens auxiliaires, mesures médicales et impotence se sont bien réduits, poursuivant l’évolution positive relevée en 2019.

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La grande nouveauté est la mise en service d’un guichet en ligne permettant aux bénéficiaires de remplir sur Internet 5 types de factures et de nous les transmettre par simple validation, avec les justificatifs éventuels. Les bénéficiaires peuvent ensuite vérifier l’avancement du traitement de leurs factures en se connectant à leur compte sécurisé. Les formulaires de facturation en ligne font les totaux automatiquement et garantissent que toutes les données nécessaires au remboursement sont bien complètes, ce qui en améliore le traitement.

Notre service Factures valide les factures en ligne et les transmet à la Centrale de compensation à Genève pour paiement, également par voie électronique, tout en ayant la possibilité de demander des compléments d’information à l’émetteur via le guichet en ligne. La suppression des deux envois postaux et de la manipulation des factures sous forme papier ont permis de réduire sensiblement les délais de remboursement.

Isabelle Honorez Erard – Directrice adjointe, Responsable du département Réadaptation

En 2020, la priorité du département Réadaptation a été de conserver le lien avec ses bénéficiaires et de rester à leur écoute. Au vu de la situation sanitaire, le conseil à ces derniers, mais également aux employeurs et aux prestataires de mesures, a pris une dimension sans précédent. L’utilisation de nouvelles formes de communication, comme la visioconférence, a nécessité encore plus de flexibilité et le développement de compétences spécifiques, tant à l’interne que pour nos usagers et partenaires. Les différent·e·s spécialistes de la réadaptation ont ainsi été confronté·e·s à de nouveaux défis dans l’accompagnement des bénéficiaires. Les capacités d’adaptation et l’engagement de toutes et tous doivent ici être salués.

L’année écoulée a également été marquée par la signature d’un partenariat avec un hôpital de jour qui accueille des adolescent·e·s et des jeunes adultes souffrant de difficultés psychiques. Cette nouvelle collaboration entre l’Institut Maïeutique et notre office a pour objectif de soutenir la réinsertion sociale et professionnelle des jeunes, en alliant les compétences spécifiques des professionnel·le·s des deux entités. Assurer une continuité entre le thérapeutique et la réadaptation est en effet un gage de meilleure réussite au niveau du processus de réinsertion professionnelle.

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Toujours dans l’optique de capitaliser sur les compétences propres à chaque protagoniste, relevons également le projet pilote réalisé avec l’Unité commune ORP-CSR du Jura-Nord-Vaudois (UC JUNOVA), qui était d’inclure l’AI comme 3ème partenaire. Les résultats de ce pilote sont positifs et il est proposé de pérenniser le trio sur tout le canton dans le cadre des UC. Les bénéfices de cette collaboration interinstitutionnelle élargie facilitent non seulement les échanges entre les différent·e·s professionnel·le·s, mais améliorent aussi le suivi des bénéficiaires.

Les principes qui nous ont guidés en 2020 sont la souplesse, la bienveillance et la concertation avec l'économie, les prestataires et le monde médical.

Cette volonté de dialogue et les collaborations prometteuses nouées au fil des ans ont permis de réaliser plus de 1’880 placements auprès des employeurs et à un peu plus de 7’900 bénéficiaires de participer à des mesures professionnelles.

Marc Siegenthaler – Responsable du département Prestations

Le nouveau département Prestations, créé durant l’année 2020, réunit près de 70 collègues au sein de 3 services. Sa structure évoluera encore de manière progressive tout au long de l’année 2021 pour regrouper au final 7 services. Sa composition se caractérisera alors par la diversité des activités réalisées, tout en les inscrivant dans la complémentarité. Cette évolution structurelle reflète déjà clairement la volonté de favoriser les échanges informels et la création de synergies entre les services amenés à collaborer fréquemment. Nos modalités d’instruction et nos prises de décisions en seront ainsi facilitées dans l’intérêt de nos bénéficiaires.

En 2020, le principal défi aura été de garantir la poursuite de nos activités, malgré la situation sanitaire, afin de délivrer les prestations auxquelles nos bénéficiaires ont droit. Si la généralisation du télétravail a fortement bouleversé nos modes d’organisation et de communication, nous avons pu poursuivre nos activités à distance dans d’excellentes conditions, grâce à l’engagement et à l’investissement de chacune et chacun. L’impression de nos documents a été gérée sur site, de manière centralisée ou par tournus, et la formation des nouveaux collègues a été repensée et adaptée. Nous avons eu la chance de pouvoir compter sur des équipes motivées et profondément investies dans la réalisation de leur mission pour faire face à ce défi organisationnel sans précédent. Un bel esprit de partage, d’entraide et de solidarité nous a par ailleurs accompagné durant toute l’année écoulée et se poursuit encore aujourd’hui.

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Pour le service Rentes, il convient de relever que le nombre de décisions de rentes a augmenté d’environ 7% en 2020 pour atteindre plus de 6’600 décisions rendues. Parallèlement, nos délais d’instruction ont pu être réduits d’environ 12%, passant de 627 jours à 550 en médiane.

S’agissant du service Orientation des demandes, l’année 2020 a été marquée par le passage à un processus entièrement numérisé de toutes les nouvelles demandes AI déposées, en collaboration étroite avec le service Courrier et Scannage. L’entier du traitement se fait désormais via nos applications informatiques et la sécurité en est ainsi renforcée.

Quant au service Courrier et Scannage, une gestion optimale du courrier entrant et sortant a pu être garantie tout au long de l’année. Le travail, organisé de manière plus participative, a permis une adaptation rapide et efficace des tâches quotidiennes en fonction des besoins.

Matthias Vanbergue – Responsable du Secrétariat général

La crise sanitaire et le semi-confinement qui s’en est suivi ont mis à forte contribution le Secrétariat général et les services qui le composent : Accueil, Communication, Informatique, Intendance et Sécurité.

Tout d’abord l’aspect sécurité : le plan pandémie a été mis à jour et adapté aux particularités du coronavirus. Le service Intendance et Sécurité a assuré les commandes et la distribution du matériel de protection pour les collaboratrices et collaborateurs. Les infrastructures des espaces communs ont été continuellement aménagées pour respecter les mesures de protection communiquées par l’OFSP. Le service Accueil a aussi dû adapter sa prise en charge, afin de se concentrer sur la gestion des appels téléphoniques et la réception des bénéficiaires sur rendez-vous.

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Enfin, le service Informatique, aidé par le service Intendance, a permis le passage en télétravail de l’ensemble du personnel de l’office en moins d’une semaine. Cette flexibilité a été rendue possible d’une part grâce à l’expertise de notre pool informatique, qui nous a fourni une infrastructure virtualisée solide, et d’autre part à son investissement remarquable pour équiper toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs à domicile. Il a en outre fait preuve de créativité pour pouvoir assurer la gestion des impressions. La production n’a donc pas été interrompue. Cette crise a aussi été l’opportunité de renouveler la moitié du parc informatique en équipant les collègues du service Evaluations et du département Réadaptation d’ordinateurs portables.

Une collaboration étroite entre l’office AI Vaud (service Factures et Secrétariat général) et la Centrale de compensation a permis à un projet innovant de voir le jour : le premier formulaire de factures en ligne en Suisse. Depuis juin 2020, les bénéficiaires de mesures ont la possibilité de transmettre leurs factures de frais de transport de manière totalement numérique, via notre site Internet. La mise à disposition d’un processus entièrement dématérialisé pour nos bénéficiaires est une étape cruciale dans le développement continu de la numérisation de notre office. Nous portons l’ambition de voir celle-ci s’étoffer à court et moyen terme pour toutes nos prestations.